Vos documents contiennent des réponses que personne ne retrouve
On construit un assistant qui a lu vos documents et qui répond à partir d'eux uniquement, en citant le passage dont vient sa réponse. Vos fichiers ne sont pas envoyés dans l'IA, ils restent dans une base qui vous appartient, et le modèle ne voit que les quelques lignes nécessaires à chaque question.
C'est la différence avec un outil grand public dans lequel on colle un document. Ici, vous savez où sont vos données, qui peut les interroger, et d'où vient chaque réponse.
L'information existe, elle est juste introuvable
La réponse est dans un devis de 2019, dans une procédure rangée sur le serveur, dans un compte rendu que quelqu'un a écrit et que personne n'a relu. La seule personne qui sait est en congé, alors on refait le travail, ou pire, on redécide autrement ce qui avait déjà été décidé.
Le réflexe du moment, c'est de coller le document dans un outil grand public pour lui poser la question. Ça marche une fois, et ça pose une question à laquelle peu de gens ont une réponse, ce document vient de partir où, et pour combien de temps.
Un bibliothécaire qui a lu vos documents
On adjoint à l'IA un bibliothécaire qui connaît votre fonds. À chaque question, il va chercher les trois ou quatre passages utiles, et l'IA rédige sa réponse à partir de ces passages uniquement, avec le lien vers l'original. Le nom technique est un RAG, vous n'avez pas besoin de le retenir.
Où vont vos données, pièce par pièce
Un assistant de ce type n'est pas un outil, c'est un assemblage de quatre pièces, et chacune se remplace sans casser les autres. C'est ce qui permet d'adapter le montage à ce que vous acceptez.
Le coursier fait circuler les demandes, il tourne sur un serveur et rien ne sort. La bibliothèque est le seul endroit où vos documents dorment vraiment. Le classeur lit tous vos documents pour savoir où les ranger. Le rédacteur, l'IA dont tout le monde parle, ne voit que les extraits d'une question, ne garde rien, et se remplace en quelques minutes.
Le poste que tout le monde regarde au mauvais endroit
La pièce sensible n'est pas celle qu'on croit. Le rédacteur ne voit que des morceaux, alors que le classeur, lui, lit l'intégralité de votre fonds pour le ranger. C'est par lui que passe tout, et c'est celui dont personne ne parle.
On le choisit donc européen par défaut, et on peut le faire tourner sur votre propre serveur quand vous ne voulez rien laisser sortir. Le rédacteur peut rester américain, ou devenir européen lui aussi, et la bascule se montre en direct devant vous. Sur ce type d'usage, lire trois paragraphes et les reformuler en citant la source, un modèle européen fait le travail.
Les droits d'accès ne se demandent pas à l'IA
On n'écrit jamais dans une consigne « ne révèle pas les salaires ». Une consigne se contourne, l'IA n'est pas un pare-feu, elle est persuadable.
Le filtre est mécanique et il s'applique avant la recherche. Chaque document part avec l'étiquette de qui a le droit de le voir, on sait qui pose la question, et les documents interdits n'existent tout simplement pas pour cette personne. Ça se vérifie en se connectant comme un stagiaire et en demandant les salaires, et ce test se rejoue quand vous voulez.
Comment se passe un projet
On vérifie d'abord qu'il y a lieu de le faire
Deux questions décident, et il arrive qu'elles arrêtent le projet.
Vous voulez retrouver un document ou obtenir une réponse. Si c'est retrouver un fichier, un bon rangement ou une base de données coûte moins cher et fait mieux.
Cette information existe-t-elle ailleurs que chez vous. Une norme, une réglementation, une fiche technique de fabricant, ChatGPT la trouve déjà gratuitement. Ce type d'assistant ne vaut que pour ce qu'aucun modèle ne peut savoir, vos prix négociés, vos procédures maison, ce qui a été décidé sur tel chantier et pourquoi.
On commence par le corpus sans risque
On ne commence jamais par les documents les plus sensibles, même quand ce sont les plus utiles. On démarre par un périmètre inoffensif, procédures internes, documentation technique, ce qui ne contient les données de personne. Vous voyez le résultat sur quelque chose de réel, et on décide ensuite d'élargir, avec le cadre qui va avec.
La boîte mail est le cas typique à ne pas prendre en premier. C'est le corpus le plus tentant et le plus difficile, parce qu'il est plein de données qui appartiennent à des tiers.
Où le système est installé
Deux montages selon votre situation, un serveur que nous gérons pour vous quand il n'y a personne de technique chez vous, ou un serveur à votre nom chez un hébergeur français dès qu'il y a quelqu'un pour le suivre. On préfère le second, vos données sont alors sur votre serveur, sous votre contrat, et nous n'en sommes même pas dépositaires.
Ce qu'on ne vous promet pas
Qu'il ne se trompera jamais. Aucun système ne peut le garantir et ceux qui l'affirment vous mentent. Ce qu'on construit, c'est la vérifiabilité, chaque réponse cite le passage dont elle vient, donc elle se contrôle en un clic.
Qu'il retrouvera une référence exacte. Une référence produit ou un numéro de devis se cherche très mal de cette façon, et un simple moteur de recherche le bat. Quand vous en avez besoin, ça se règle en ajoutant un outil à côté, mais on ne fait pas semblant que ça marche tout seul.
Un chiffre de fiabilité. Vous ne trouverez ici aucun pourcentage de bonnes réponses, parce que personne ne peut le mesurer honnêtement sur vos documents avant de les avoir vus.
Un avis juridique. On sait où passent vos données et on vous le dit précisément. Sur ce que vous avez le droit d'en faire, votre conseil est mieux placé que nous, et nous ne jouerons pas ce rôle.
Les questions qui se posent avant de commencer
Est-ce que mes documents partent chez OpenAI ou chez Google
Pas si le montage l'interdit. Vos documents restent dans une base qui vous appartient, et selon les pièces choisies, rien ne sort de l'Union européenne, ni même de votre serveur. C'est une décision qu'on prend avec vous au départ, pas une conséquence qu'on découvre après.
Est-ce que j'ai le droit de faire ça avec des données clients
Le RGPD n'interdit pas d'envoyer des données hors d'Europe, il encadre ce transfert. Un fournisseur américain peut très bien héberger vos données en Europe, et il reste soumis au droit de son pays. Un transfert hors de l'Union, lui, reste autorisé mais repose sur un accord politique que la justice européenne a déjà annulé par le passé. Avec un fournisseur européen qui héberge en Europe, ni l'un ni l'autre ne se pose, ce qui retire une question du dossier sans retirer les autres. Nous vous disons où passent vos données, votre conseil vous dit ce que vous avez le droit d'en faire.
Combien de documents faut-il pour que ça marche
Moins que ce qu'on imagine. Ce qui compte est que les documents contiennent vraiment les réponses, pas leur nombre. Un fonds de quelques dizaines de procédures bien écrites vaut mieux qu'un serveur entier où personne ne sait ce qui est à jour, et on procède par petits lots plutôt que de tout verser d'un coup.
Est-ce que l'assistant peut se tromper
Oui, comme tout système. Il a pour consigne de répondre uniquement à partir de vos documents et de dire qu'il ne sait pas quand l'information n'y est pas. Ça réduit le risque sans le supprimer, et c'est pour ça que chaque réponse arrive avec sa source, pour que la vérification vous prenne quelques secondes.
Parlons de vos documents
Dites-nous quel type de questions vos équipes se posent et où sont censées vivre les réponses. On vous dira franchement si un assistant a un intérêt chez vous, ou si un rangement bien fait suffirait.
Si vous voulez d'abord savoir ce que ça coûte, ce qui fait varier un prix et ce qui vous reste à la fin, tout est écrit dans nos questions fréquentes.
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